La complejidad alcanzada por la Universidad de Talca plantea la necesidad de implementar e integrar nuevos mecanismos de aseguramiento de la calidad con el objetivo de mejorar sus procesos y aumentar la probabilidad de cumplir sus objetivos y metas. Lo anterior es un compromiso ineludible derivado del carácter estatal, público y regional de la Institución.
Inicialmente, con la asesoría de expertos externos y con base a la norma ISO 31000 se cumplió la solicitud de la Junta Directiva de incorporar el análisis de riesgos en la gestión institucional mediante la implementación de un proyecto corporativo. Este proyecto consideró la gestión de 12 subprocesos, el diseño de instrumentos y la identificación de 73 riesgos en los diferentes ámbitos administrativos y académicos.
Producto de los resultados iniciales del proyecto mencionado, la Universidad decidió crear en el año 2018 el Departamento de Gestión de Riesgos Corporativos, el que, en el año 2020 y bajo una lógica de efectividad institucional, se fusionó con el área de procesos, generando así el actual Departamento de Gestión de la Calidad.
El presente documento contiene la estructura, modelo y etapas que permiten gestionar los riesgos a los cuales está expuesta la Universidad de Talca con el propósito de definir las acciones necesarias para mantenerlos bajo control.
La Gestión de Riesgos Corporativos tiene por alcance a todos los proyectos, procesos y procedimientos de la Institución, independiente de la naturaleza y el origen del financiamiento de las actividades.
La Gestión de Riesgos Corporativos es un proceso que le permite a la Institución anticiparse y prevenir, de manera eficiente, coordinada, integrada y dinámica los efectos que la incertidumbre genera sobre el logro de los objetivos y las metas corporativas. Por este motivo, la adopción de un adecuado sistema permite incrementar el valor en sus grupos de interés.
En la Universidad de Talca la gestión de riesgos se gestiona de manera integral. Por este motivo es que toda la Corporación se encuentra involucrada iniciando por la Junta Directiva con la función de asegurar una adecuada implementación de la gestión de riesgos corporativos, el Consejo de Aseguramiento de la Calidad con la responsabilidad de priorizar los riesgos estratégicos y además, supervisar, controlar y dar seguimiento a los riesgos priorizados, la Dirección General de Aseguramiento de la Calidad y Planificación diseñando y sancionando los planes de trabajo anual, el Departamento de Gestión de Calidad apoyando metodológicamente en la implementación y además, dando seguimiento de los planes de mitigación de las Unidades y por último, los Subsistemas de Aseguramiento de la Calidad con la responsabilidad de implementar las actividades de mitigación.
El detalle de las 6 etapas que la Universidad de Talca ha definido para la gestión de riesgos (1) Identificación y Análisis. (2) Evaluación y Priorización. (3) Tratamiento, (4) Retroalimentación, (5) Seguimiento y (6) Comunicación.
Las constantes transformaciones del sistema de educación superior nacional e internacional y el surgimiento inalterable de nuevas demandas y oportunidades promueven algunos cambios al interior de la institución. Estas nuevas exigencias fueron consideradas en la formulación del Plan Estratégico 2020. Este plan estratégico recoge las demandas por profundizar el aseguramiento de la calidad y la gestión de riesgos corporativos y declara iniciativas y acciones claves como el de “Diseñar y poner en marcha un sistema de gestión de riesgos corporativos”. Es así como el Vicerrector de Gestión Económica y Administración de la fecha presentó una propuesta de proyecto a la Junta Directiva. En la sesión del 7 de noviembre de 2016 (RU 225-2017) se señala que la Universidad de Talca pretende generar una política de riesgo por medio de un modelo que permita generar, evaluar, monitorear y mitigar riesgos corporativos; definir una estructura, roles y responsabilidades para gestionar tales riesgos. El riesgo que se pretende medir a partir de este proyecto involucra el ámbito estratégico, operativo, ambiental, financiero, de procesos académicos y tecnológico.
El 24 de enero de 2018 la Universidad de Talca firma contrato de prestación de servicios con la consultora Deloitte con la finalidad de evaluar el modelo de gestión de riesgos que posee la institución, determinar el nivel de madurez; asistir en la definición de lineamientos y estructura, proponiendo una política, roles y responsabilidades; asistir en el establecimiento de un procedimiento en gestión de riesgos para la administración del riesgo de los procesos críticos de la institución; apoyar en la confección de mapa de procesos y en el levantamiento de 10 subprocesos aplicando la metodología definida. La implementación del modelo de gestión de riesgos por la consultora Deloitte permitió identificar 73 riesgos en 12 procesos institucionales, cada uno con su plan de mitigación.
La implementación del modelo de gestión de riesgos por la consultora Deloitte permitió el modelamiento de 12 procesos institucionales y la identificación de 73 riesgos, (2 niveles alto, 25 de nivel medio alto, 30 de nivel medio bajo y 16 de nivel bajo) cada proceso con su plan de mitigación. Actualmente, se ha continuado priorizando procesos (3) e identificando riesgos (8) y se encuentran en etapa de seguimiento, que sumados a las 12 iniciales se mantiene un constante monitoreo de 15 procesos.
De acuerdo con el Decreto Supremo N.º 12 sobre Implantación, mantención y actualización del proceso de gestión de riesgos en el sector público, señala que Gobiernos corporativos deben considerar los esfuerzos y recursos para manejar su entidad y mejorar su gestión. Una de las herramientas claves para ello es la implementación de procesos de gestión de riesgos, que ayuda a las organizaciones al cumplimiento de sus objetivos estratégicos y operativos y al mejoramiento continuo de su quehacer institucional. Por tal motivo, la Dirección General de Aseguramiento de la Calidad y Planificación propone a la institución considerar identificar, evaluar y mitigar aquellos riesgos que puedan afectar o generen una amenaza a nivel institucional en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos. Lo anterior, debido a que los riesgos estratégicos atacan la base de la ventaja competitiva de la organización, desafían la lógica de sus decisiones estratégicas y amenazan su posición competitiva, comprometen los activos críticos de la organización, su reputación o su posición financiera, debilitando la habilidad de la compañía para alcanzar sus objetivos.
"El rol que desempeño en esta institución pública y regional, es desafiante considerando las diversas disciplinas que abarca el área de postgrado y motivador al ser parte del desarrollo orgánico que ha experimentado la Institución en esta última década. Es un agrado poder interactuar, día a día, con la comunidad universitaria. "
Gonzalo Ubal Rivas
Departamento de Acreditación