La Política de la Calidad de la Universidad de Talca aprobada mediante la RU 1929 – 2017 promueve los principios de mirada sistémica, participación activa, responsabilidad, innovación y evaluación permanente estableciendo como objetivo general fortalecer la cultura de la calidad de la Universidad, así como los objetivos específicos de contribuir al cumplimiento de la misión; de fomentar la autoevaluación como una práctica en todos los procesos del quehacer institucional; de promover la participación de las personas y el desarrollo de sus capacidades para una eficaz contribución a la mejora continua; y finalmente, de establecer mecanismo de evaluación que permitan retroalimentar los procesos institucionales.

El presente documento contiene la metodología que permite gestionar procesos, así como también aquellos instrumentos utilizados para esta gestión, con el fin de contribuir a la mejora continua en el quehacer institucional y al cumplimiento de la misión corporativa.

ALCANCE

La gestión de procesos corporativos será aplicable a todas las actividades que realizan las unidades administrativas y/o académicas de la Universidad de Talca, independiente de su naturaleza, origen y financiamiento.

Todos los procesos de la institución deberán ajustarse a la presente metodología y ser validados por la Dirección General de Aseguramiento de la Calidad y Planificación mediante el Departamento de Gestión de Calidad. Los procesos ya levantados y/o documentados bajo otras metodologías deberán ser ajustados a la presente metodología en su siguiente revisión.

GESTIÓN POR PROCESOS

La gestión por procesos se presenta como uno de los primeros pasos hacia la gestión de la calidad en una organización. Esta gestión, en base a indicadores, evaluaciones de rendimiento y observaciones permite determinar cuáles son las actividades que desvían la obtención de los resultados esperados y requieren ser modificadas para el cumplimiento de sus objetivos corporativos.

Entre algunos de los beneficios de la gestión por procesos se encuentran mejorar el valor agregado de los productos y servicios, eliminar las ineficiencias, la generación de satisfacción, brindar mejores servicios, mejorar la administración de los recursos y enfrentar los cambios. Otro de los beneficios destacados según Hernández (2003) es diferenciarse de la competencia, obtener mayores ganancias y eliminar las barreras organizacionales.

IV.GESTIÓN DE PROCESOS

La gestión de procesos es una metodología que busca contribuir en el desarrollo de la misión y la satisfacción de los grupos de interés mediante la individualización de las actividades realizadas por una organización, utilizando para ello la identificación de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos entrada (input) en elementos de salida (output) con un valor añadido para los usuarios. Así, se hace el llamado a reflexionar continuamente la forma en que las actividades son ejecutados dentro de la Corporación y lograr una mejora continua en las distintas áreas del quehacer institucional.

HISTORIA DE LA GESTIÓN DE PROCESOS

En instancias previas a la elaboración de la presente metodología, en la Institución se habían gestionado y publicado diferentes catálogos de procesos. Más de 140 procesos fueron modelados entre los años 2009 y 2019. Para efectos de la implementación de la presente metodología, estos procesos deberán actualizarse de acuerdo con lo establecido en este documento, respetando los pasos para la revisión y formalización correspondientes. Su actualización se hará en la medida en que lo requieran.

MAPA DE PROCESOS CORPORATIVOS

Un mapa es una herramienta gráfica que despliega los principales procesos, los desagrega en subprocesos y muestra su interrelación dentro de la Institución. Este modelo agrega valor, puesto que identifica, agrupa, estructura e interrelaciona las actividades en procesos ofreciendo una visión global de la Institución. El mapa de procesos corporativos de la Universidad de Talca es un documento activo, no rígido, que se adapta y responde a las estrategias de la Institución y que reconoce e incorpora a los grupos de interés.

Este mapa posee diferentes niveles, los que se muestran en la figura 1. Su primer nivel corresponde al mapa de procesos, el segundo nivel a los macroprocesos, el tercer nivel a los procesos, el cuarto nivel a los subprocesos y el quinto y último nivel a los procedimientos. Este mapa es la base para realizar el levantamiento de procesos en las diferentes áreas o unidades.

Figura 1: Niveles de un mapa de procesos

METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE PROCESOS CORPORATIVOS

El trabajo de gestión de procesos consiste en reuniones periódicas entre un equipo facilitador de procesos y el área o unidad requirente. El equipo facilitador debe cumplir dos roles para el trabajo. El primer rol corresponde al de moderador, quien dirige las sesiones y conduce el trabajo mediante diferentes técnicas para alcanzar los productos y objetivos de cada encuentro, además de supervisar cada uno de los productos del trabajo. El segundo rol, correspondiente al de coordinador, se encarga de gestionar las actividades y facilitar las herramientas y/o material, sistematizar la información entregada por la unidad, registrar las evidencias, generar los registros y gestionar el resguardo de la información.

Este trabajo conjunto se desarrolla bajo principios transversales de la Corporación, como son la mirada sistémica, la participación y el involucramiento de todos los participantes, la innovación en la gestión y la evaluación permanente de los productos y resultados obtenidos.

Para la realización del trabajo se ha definido una metodología que busca, en primer lugar, establecer el contexto del área o unidad para identificar los principales procesos y procedimientos, posteriormente se caracterizan los atributos y elementos peculiares del proceso y se desarrolla la respectiva diagramación en una notación ampliamente reconocida y válida en el ámbito de la gestión de procesos. Una vez finalizadas las etapas anteriores, se establece una instancia para la mejora continua y el proceso es difundido y resguardado para su revisión y uso.